SPOSÓB PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SPRAW

Korespondencję przyjmuje Sekretariat, odnotowując ją w dzienniku korespondencji lub w odpowiednim rejestrze, celem kontroli obiegu dokumentów. W poszczególnych komórkach organizacyjnych Stacji i na samodzielnych stanowiskach pracy obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania przesyłki oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sekretariat sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu przesyłki oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od doręczającego przesyłkę, spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. Protokół sporządzany jest w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla adresata, drugi dla Firmy doręczającej przesyłkę i trzeci dla odbiorcy.

Na korespondencji przekazywanej drogą pocztową, sekretariat umieszcza pieczęć wpływu.

Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, za wyjątkiem przesyłek z dokumentacją stanowiącą tajemnicę służbową, oraz adresowanych imiennie, które przekazuje adresatowi i wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.

Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem „poufne” okaże się, że zawiera ona wiadomości lub informacje stanowiące tajemnicę służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie, właściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyjnej, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.

 

Przekazywanie korespondencji Dyrektorowi Powiatowej Stacji

 

Dyrektorowi Stacji sekretariat przekazuje następującą korespondencję:

 

 

Czynności kancelaryjne sekretariatu

 

1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję i przekazuje Dyrektorowi Powiatowej Stacji.

2. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez Dyrektora Stacji pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:

3. Korespondencję, o której mowa pracownik sekretariatu przekazuje właściwym pracownikom poszczególnych komórek Stacji.

 

 

 

 

 

Załatwianie spraw

 

1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:

2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.

3. Załatwienie sprawy może być:

4. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

5. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

6. Przy załatwianiu spraw wykorzystuje się formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

7. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe:

 

Wysyłanie i doręczanie pism

 

1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy przez pracownika sekretariatu do rąk własnych odbiorcy za pokwitowaniem, lub wysyłana:

2. Pisma przeznaczone do wysłania, przygotowuje się w komórce organizacyjnej, załatwiającej sprawę merytorycznie.

3. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.

4. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.

5. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, priorytet, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru). Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

 

 

Zasady postępowania z korespondencją elektroniczną

 

Zasady postępowania z korespondencją elektroniczną dotyczą korespondencji wpływającej i wychodzącej ze Stacji z wykorzystaniem systemów informatycznych (internetu).

Za przyjmowanie i wysyłanie korespondencji elektronicznej odpowiada pracownik sekretariatu, obsługujący skrzynkę pocztową.

Pracownik sekretariatu codziennie sprawdza w skrzynce pocztowej korespondencję elektroniczną przychodzącą do Stacji. Drukuje pisma przewodnie w sprawie lub treść korespondencji skierowanej do Stacji w innej formie oraz zamieszcza na wydrukach informację o liczbie dołączonych do nich załączników. Na żądanie referenta załatwiającego sprawę przekazuje pismo przewodnie wraz z załącznikami umieszczając je w odpowiedniej, wskazanej przez niego skrzynce pocztowej serwera wewnętrznej sieci informatycznej Stacji. Referent drukuje załączniki i dołącza do akt sprawy.

W przypadku, gdy z treści korespondencji przychodzącej wynika, że sprawa wymaga podjęcia natychmiastowych działań i powinna być załatwiona w trybie pilnym, a jej charakter jednoznacznie wskazuje komórkę organizacyjną, do której jest adresowana operator poczty powiadamia Dyrektora Stacji oraz pracownika danej komórki organizacyjnej o jej nadejściu i korespondencję w całości (wraz z załącznikami) umieszcza w odpowiedniej, wskazanej przez niego skrzynce pocztowej serwera wewnętrznej sieci informatycznej Stacji.

Korespondencja wysyłana drogą elektroniczną musi być podpisana przez osobę upoważnioną do jej podpisania. Za przygotowanie korespondencji do wysłania drogą elektroniczną odpowiada referent załatwiający sprawę.

 

 

 

 

 

 

 

wytworzył: Katarzyna Staśkowiak

wprowadził: Katarzyna Staśkowiak

ostatnia zmiana: 17.09.2008.