ARCHIWA

W celu przechowywania akt spraw załatwionych, Stacja prowadzi zakładową składnicę akt.

Akta spraw zakończonych, skompletowane wg tego samego rocznika, przekazuje do składnicy akt wyznaczona do tego zadania osoba z danej komórki organizacyjnej. Przekazanie dokumentów (akt), odbywa się na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego, po uporządkowaniu ich przez referenta. Przez uporządkowanie dokumentów rozumie się:

·         ułożenie akt spraw wewnątrz teczek według liczb porządkowych spisów spraw, poczynając od najwcześniejszej sprawy z dołączonym na wierzchu spisem spraw, w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie – dot. Kategorii „BE” 25;

·         wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt Kategorii „BE” 25;

·         opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie. 

Spisy zdawczo – odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej akta, a pozostałe przekazuje się do składnicy akt. Spisy zdawczo – odbiorcze podpisuje referent przekazujący akta i pracownik Stacji prowadzący składnicę akt.

Dokumenty lub akta spraw załatwionych, które będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania ich do składnicy akt i zarejestrowaniu w ewidencji archiwum, można wypożyczać na zasadach ustalonych w instrukcji archiwalnej.

Jeżeli nadzorujący składnicę akt, przyjmujący dokumentację (akta spraw) do składnicy akt stwierdzi nienależyte przygotowanie ich do przekazanie, ma obowiązek odmówić ich przyjęcia.

 

 

wytworzył: Katarzyna Staśkowiak

wprowadził: Katarzyna Staśkowiak

ostatnia zmiana: 24.10.2011.